#8 | Септември и октомври е чудесно време да преосмислим важните теми за бизнеса ни, за да положим или да затвърдим основите на устойчивото му развитие през следващата година
Пенка Коркова, denkstatt България
Септември и октомври всички сме на вълна планиране. Независимо до какъв етап сте достигнали, определено това е сред текущите приоритети за корпоративния свят. И ако в този вихър от идеи, файлове, изисквания, равносметки… се чудите как да организирате ефективно процесите на годишно планиране, добре е да си спомните за матрицата на значимите теми.
Вече писахме по-подробно по темата в предишна статия от рубриката и вероятно се чудите защо пак се връщаме на тази тема. Отговорът е прост – защото смятаме, че тя може да бъде чудесен инструмент, който да използвате при обмисляне на приоритетите за 2019 година. В нея са подбрани важните теми за успеха на компанията и за заинтересованите ѝ страни и може да бъде добър пътеводител в определянето на приоритетите за следващия период. Ако вече сте създали своя матрица на значимите теми, това не означава, че ще е вечно актуална в настоящия си вид. Както всички стратегически документи, тя се нуждае от актуализиране през определено време и го
дишното стратегическо планиране е подходящ момент. Ако пък все още нямате – ето чудесен повод да създадете.
Нека накратко да подсетя какво представлява матрицата на значимите теми. Това е процес, който минава през няколко етапа. Започва с детайлен преглед на веригата за създаване на стойност и дефиниране на темите, които са свързани с всяка от дейностите и операциите, които тя обхваща. Следва приоритизиране на темите както по отношение на значението им за компанията, така и за заинтересованите страни. За финал разполагате с важните теми, които са с най-голямо значение за успеха на компанията.
Защо има смисъл
от Матрицата
Всъщност матрицата на значимите теми може да ви подкрепи при планирането в различни негови аспекти. Независимо дали става въпрос за целеполагане, разпределение на финансови средства, или решения за КСО инициативи например, тя е полезен и практичен инструмент. Ако все още се съмнявате, ето няколко точки, които ще ви убедят:
1. Планирането като процес цели да оцени настоящата ситуация и да позиционира компанията спрямо обстоятелствата в бъдеще. При актуализирането (или изготвянето) на матрицата на значимите теми се анализира именно текущата ситуация за бизнеса и приоритетите за развитие.
2. Всички промени, настъпили в бизнес средата, имат влияние върху посоката на развитие на компанията. Ако има промяна в технологиите или нуждите на целевите аудитории, екипът трябва да съобрази решенията си с тях. Стратегически важните иновации и промени за компанията се отразяват в матрицата, както и тези, които касаят заинтересованите страни. Матрицата ще помогне да „видите“ къде е пресечната точка и да приоритизирате според важността.
3. Може да прецените по-лесно не само кои са възможностите за развитие, но и да се предвидят рискове и опасности, които могат да застрашат компанията и съответно да бъдат избегнати.
4. Матрицата е добър инструмент за визуализация и дава възможност да оцените „голямата картина”. Тя не съдържа решения, конкретни цели и отговорности, но е чудесна основа за всички тях.
5. Матрицата обхваща разнообразни теми от всички направления на бизнеса и включва например както екологични въпроси, така и такива, които касаят развитието на човешкия капитал или репутационни казуси. Тя е кратка и проста, а отразява максимално много гледни точки и бизнес контекст.
6. В изготвянето на матрицата се налага въвличането на различни отдели и ключови хора от компанията. Много по-лесно е да се постигне консенсус по отношение на визията за развитие, конкретни стъпки и т.н., ако решенията са взети по време на обща дискусия.
7. Нещо повече, една добра матрица може да бъде силен инструмент в преговорите с топмениджмънта при аргументиране на цели и бюджети.
Как да „продадете“
идеята
На първо място, организирайте среща, на която да представите силата на матрицата! В процеса на планиране на моменти се чувстваме или несигурни в решенията и целеполагането, или отегчени – за поредна година се залагат едни и същи инициативи, но с още по-малки бюджети. Едно е сигурно – всички усещат натиск планът да е добър и максимално добре да отрази невинаги ясното бъдеще. На практика вие предлагате на колегите си инструмент, с който да планират по-лесно и на следващ етап да защитят бизнес плана си. Ако добавим, че той се актуализира от цял екип от различни отдели, тежестта му още повече се увеличава.
Не подценявайте подготовката за срещата – не ви трябва много, но ще ви трябват съучастници. Информацията, от която се нуждаете, е в две посоки. Първата е свързана с важните теми за бизнеса. Ако до момента не сте правили матрица, ще започнете от самото начало на процеса. Но ако вече имате такава, ще е добре с нея да се запознаят всички участващи и да си помислят дали и в този момент биха дали същите оценки за важност на темите. Може би се е прокраднал нов закон, който увеличава важността на дадена тема. Може би сме избрали да оставим даден продукт на заден план и с него някои теми вече не изискват толкова голямо внимание и ресурси. Може да продължите с източниците на промени за важните за бизнеса теми, като е най-добре да обмислите въпроси, които ще ви помогнат да ги идентифицирате и да ги споделите с участниците в срещата предварително.
Втората посока, в която се нуждаете от информация, е свързана с нагласите на заинтересованите страни. Тук ще ви трябва обратната връзка, която през годината сте получавали от групи заинтересовани страни. Ще се нуждаете от наблюденията на хората, които работят с важни заинтересовани страни (ако не сте ги включили в срещата). Може би няма да е излишен и кратък преглед на медиите за темите, по които са активни заинтересованите страни.
Важно е да предвидите обособена ролята на фасилитатор, който да връща групата към пълноценна дискусия. По време да подобни срещи лесно може да се задълбае във вътрешен проблем или взаимоотношенията със заинтересована страна. Макар това да са важни теми, те са обект по-скоро на брейнсторминг, отколкото на многофункционална дискусия за значимостта на темата. След оценяването на една тема минавате към следващата. Всякакви идеи се записват и се развиват при планирането на отделите, стига да са свързани с тема, оценена като важна за бизнеса или заинтересованите страни. Резултатът от срещата, подновената матрица или чисто нова такава трябва да бъде достъпен до всички участвали.
Така че ви каним да се включите в предизвикателството на устойчивото планиране! А то е: предизвикваме ви да организирате планирането си посредством диалог за актуализиране на значимите теми. Включете мениджмънта, колеги от отдела си, от други отдели и отделете няколко часа за дискусия върху промените, които са настъпили в значимите теми за компанията. Обсъдете както новостите в компанията и пазара, така и промените в нагласите на заинтересованите страни. В резултат, освен актуализираната матрица на значимите теми, ще сте преминали през най-важните аспекти за бизнеса, ще сте преосмислили значението им, ще сте обсъдили идеи за управлението им и ще сте поставили основите на стабилен бизнес план.
Текстът е публикуван в брой 38 /2018 г. на списание „Икономист“ от 21 септември 2018 г.
Снимка: списание „Икономист“.